Gestoría en Madrid, 8 personas
El lote diario, de 4 horas a 2 minutos
Una persona cerraba entre 20 y 30 documentos al día (nóminas, modelo 190 y RNT) en 3 o 4 horas. El mismo lote, ahora, se cierra en 2 minutos de revisión humana.
Los resultados, de un vistazo
- Tiempo del lote diario
- 3-4 h → 2 min
- Revisión humana
- 100% del lote
- En producción
- 4 semanas, desde principios de 2025
Resultados de este proceso, no una previsión para todas las implementaciones.
Qué ha cambiado
Antes
Una persona digitalizaba, validaba y procesaba el lote a mano. Un formato nuevo de nómina o un modelo 190 de 30 o 40 páginas rompía el ritmo. El 80% de los errores eran filas mal alineadas o claves que faltaban.
Después
OCR, esquema JSON y cruce por NIF con la base de la gestoría. La persona solo revisa el documento y los campos. El Excel sale normalizado, filas agrupadas por NIF. No ha hecho falta añadir ningún tipo de documento nuevo.
El contexto
Una gestoría en Madrid, de 8 personas. Trabajan regulación laboral para sus clientes: IRPF, altas y bajas, nóminas y el resto del ciclo. Están especializados en control laboral.
Detalles de la implementación
- Extracción completa
- 80% de error → 98%
- Volumen
- 20-30 docs/día, ~2.500/mes
- Páginas
- Entre 2 y 40 páginas
El flujo
Llegan en muchos formatos
Nóminas, modelo 190 y RNT, con layouts irregulares y longitudes muy distintas.
OCR y extracción
Se lee el documento y se extraen los campos definidos en un JSON estable.
Cruce con la DB
Un webhook compara NIF y datos del trabajador con la base de la gestoría.
Revisión humana
Pantalla con el documento y los datos extraídos. El cliente valida o corrige.
Salida controlada
Copia al OneDrive del cliente y Excel con el layout que ellos definieron.
Retención definida
En Minervaly se borra a los 90 días. Borrado total a los 365. OneDrive y Excel quedan en el cliente.
Documentos
Nóminas
El layout cambia según el emisor. Los documentos del lote rondan entre 2 y 40 páginas; no hace falta reentrenar cada variante.
Modelo 190
Resumen anual de retenciones. Puede llegar a 30 o 40 páginas.
RNT
Relación nominal de trabajadores. Estructura densa, hecha para ser leída por personas y por sistemas.
Campos que se extraen
El esquema cubre lo que estos documentos ya llevan. Ejemplos:
- NIF del trabajador
- Nombre del trabajador
- NIF / CIF de la empresa
- Razón social
- Dirección
- Periodo de liquidación
- Salario bruto
- Salario neto
- IRPF y otras retenciones
- Horas
- Bases de cotización
- Número de afiliación a la Seguridad Social
- Clave de percepción (190)
- Ingresos y retenciones acumulados (190)
Control, no caja negra
La revisión es del cliente
La gestoría valida cada lote. La pantalla muestra el documento original y los campos extraídos, uno al lado del otro.
Excel del cliente
Layout definido por ellos. Filas normalizadas y agrupadas por NIF.
OneDrive del tenant
La copia validada va al OneDrive de la gestoría, no a un almacén genérico de Minerva.
Borrado a 90 y 365 días
En Minervaly, borrado a los 90 días. Borrado total a los 365. Las dos ventanas las define el usuario. OneDrive y Excel quedan en su tenant.