Cabinet à Madrid, 8 personnes
Le lot quotidien, de 4 heures à 2 minutes
Une personne clôturait entre 20 et 30 documents par jour (bulletins de paie, modèle 190 et RNT) en 3 ou 4 heures. Le même lot se clôture désormais en 2 minutes de revue humaine.
Les résultats en un coup d’œil
- Temps du lot quotidien
- 3-4 h → 2 min
- Revue humaine
- 100 % du lot
- En production
- 4 semaines, depuis début 2025
Résultats de ce processus, et non une prévision pour toutes les mises en œuvre.
Ce qui a changé
Avant
Une personne numérisait, validait et traitait le lot à la main. Un nouveau format de bulletin ou un modèle 190 de 30 ou 40 pages cassait le rythme. 80 % des erreurs étaient des lignes mal alignées ou des clés manquantes.
Après
OCR, schéma JSON et rapprochement par NIF avec la base du cabinet. La personne ne revoit que le document et les champs. L’Excel sort normalisé, lignes groupées par NIF. Aucun nouveau type de document n’a dû être ajouté.
Le contexte
Un cabinet à Madrid, de 8 personnes. Ils traitent la régulation du travail pour leurs clients : IRPF, affiliations et radiations, bulletins de paie et le reste du cycle. Ils sont spécialisés dans le contrôle social.
Détails de la mise en œuvre
- Extraction complète
- 80 % d’erreur → 98 %
- Volume
- 20-30 docs/jour, ~2 500/mois
- Pages
- Entre 2 et 40 pages
Le flux
Ils arrivent en de nombreux formats
Bulletins de paie, modèle 190 et RNT, avec des mises en page irrégulières et des longueurs très différentes.
OCR et extraction
Le document est lu et les champs définis sont extraits dans un JSON stable.
Rapprochement avec la DB
Un webhook compare le NIF et les données du salarié avec la base du cabinet.
Revue humaine
Écran avec le document et les données extraites. Le client valide ou corrige.
Sortie contrôlée
Copie vers le OneDrive du client et Excel selon la mise en page qu’ils ont définie.
Rétention définie
Supprimé de Minervaly à 90 jours. Suppression totale à 365. OneDrive et Excel restent chez le client.
Documents
Bulletins de paie
La mise en page change selon l’émetteur. Les documents du lot font entre 2 et 40 pages ; chaque variante n’exige pas de réentraînement.
Modèle 190
Récapitulatif annuel des retenues. Peut atteindre 30 ou 40 pages.
RNT
Liste nominative des salariés. Structure dense, faite pour être lue par des personnes et par des systèmes.
Champs extraits
Le schéma couvre ce que ces documents portent déjà. Exemples :
- NIF du salarié
- Nom du salarié
- NIF / CIF de l’entreprise
- Raison sociale
- Adresse
- Période de liquidation
- Salaire brut
- Salaire net
- IRPF et autres retenues
- Heures
- Bases de cotisation
- Numéro d’affiliation à la Sécurité sociale
- Clé de perception (190)
- Revenus et retenues cumulés (190)
Du contrôle, pas une boîte noire
La revue est chez le client
Le cabinet valide chaque lot. L’écran montre le document original et les champs extraits, côte à côte.
L’Excel du client
Mise en page définie par eux. Lignes normalisées et groupées par NIF.
Leur tenant OneDrive
La copie validée va sur le OneDrive du cabinet, pas dans un dépôt générique Minerva.
Suppression à 90 et 365 jours
Sur Minervaly, suppression à 90 jours. Suppression totale à 365. Les deux fenêtres sont définies par l’utilisateur. OneDrive et Excel restent dans leur tenant.