Gestoria a Madrid, 8 persones
El lot diari, de 4 hores a 2 minuts
Una persona tancava entre 20 i 30 documents al dia (nòmines, model 190 i RNT) en 3 o 4 hores. El mateix lot, ara, es tanca en 2 minuts de revisió humana.
Els resultats, d’un cop d’ull
- Temps del lot diari
- 3-4 h → 2 min
- Revisió humana
- 100% del lot
- A producció
- 4 setmanes, des de principis de 2025
Resultats d’aquest procés, no una previsió per a totes les implementacions.
Què ha canviat
Abans
Una persona digitalitzava, validava i processava el lot a mà. Un format nou de nòmina o un model 190 de 30 o 40 pàgines trencava el ritme. El 80% dels errors eren files mal alineades o claus que faltaven.
Després
OCR, esquema JSON i creuament per NIF amb la base de la gestoria. La persona només revisa el document i els camps. L’Excel surt normalitzat, files agrupades per NIF. No s’ha hagut d’afegir cap tipus de document nou.
El context
Una gestoria a Madrid, de 8 persones. Fan regulació laboral per als seus clients: IRPF, altes i baixes, nòmines i la resta del cicle. Estan especialitzats en control laboral.
Detalls de la implementació
- Extracció completa
- 80% d’error → 98%
- Volum
- 20-30 docs/dia, ~2.500/mes
- Pàgines
- Entre 2 i 40 pàgines
El flux
Arriben en molts formats
Nòmines, model 190 i RNT, amb layouts irregulars i longitud molt diferent.
OCR i extracció
Es llegeix el document i se n’extreuen els camps definits en un JSON estable.
Creuament amb la DB
Un webhook compara NIF i dades del treballador amb la base de la gestoria.
Revisió humana
Pantalla amb el document i les dades extretes. El client valida o corregeix.
Sortida controlada
Còpia al OneDrive del client i Excel amb el layout que ells van definir.
Retenció definida
A Minervaly s’esborra als 90 dies. Esborrat total als 365. OneDrive i Excel queden al client.
Documents
Nòmines
El layout canvia segons l’emissor. Els documents del lot ronden entre 2 i 40 pàgines; no cal reentrenar cada variant.
Model 190
Resum anual de retencions. Pot arribar a 30 o 40 pàgines.
RNT
Relació nominal de treballadors. Estructura densa, feta per ser llegida per persones i per sistemes.
Camps que es treuen
L’esquema cobreix el que aquests documents ja porten. Exemples:
- NIF del treballador
- Nom del treballador
- NIF / CIF de l’empresa
- Raó social
- Adreça
- Període de liquidació
- Salari brut
- Salari net
- IRPF i altres retencions
- Hores
- Bases de cotització
- Número d’afiliació a la Seguretat Social
- Clau de percepció (190)
- Ingressos i retencions acumulats (190)
Control, no caixa negra
Revisió al client
La gestoria valida cada lot. La pantalla mostra el document original i els camps extrets, un al costat de l’altre.
Excel del client
Layout definit per ells. Files normalitzades i agrupades per NIF.
OneDrive del tenant
La còpia validada va al OneDrive de la gestoria, no a un magatzem genèric de Minerva.
Esborrat a 90 i 365 dies
A Minervaly, esborrat als 90 dies. Esborrat total als 365. Les dues finestres les defineix l’usuari. OneDrive i Excel queden al seu tenant.